De technologie staat niet stil, integendeel. Elke dag zien we hoe de technologie er met rasse schreden op vooruitgaat en de deuren opent naar een nieuwe wereld, meest recent nog met de hype rond artificiële intelligentie of AI. En bedrijven, die springen maar al te graag op die boot.
Jaren geleden was het nog ondenkbaar om evenementen volledig online te organiseren, laat staan om offline evenementen in real time online – en mét vertaling – te streamen! Tegenwoordig kunnen we er niet meer omheen: online en hybride evenementen hebben hun plekje veroverd en laten ons proeven van al die nieuwe mogelijkheden.
Voordat ik alle voordelen van online en hybride evenementen op een rijtje zet en je uitleg hoe je die evenementen en conferenties met tolken precies kunt organiseren, vertel ik je wat het verschil is tussen fysieke, online en hybride evenementen.
Fysieke evenementen zijn evenementen waar iedereen (sprekers, genodigden, publiek, tolken enz.) persoonlijk aanwezig is op de locatie van het evenement. Bij dit soort evenementen is er een persoonlijk contact tussen de aanwezigen, die elkaar in levenden lijve kunnen leren kennen. Voorbeelden van fysieke evenementen zijn vergaderingen, workshops, festivals of conferenties.
Online evenementen zijn evenementen die 100% online georganiseerd worden, zonder fysieke deelnemers. Het is mogelijk dat de sprekers de deelnemers toespreken vanuit een studio of zelfs vanuit hun (thuis-)kantoor. De deelnemers kunnen het evenement of de conferentie volgen vanop hun mobiele toestel, tablet of computer en kunnen communiceren met de sprekers door hun vragen te stellen via de chatfunctie. Voorbeelden van online evenementen zijn webinars, virtuele workshops en online congressen.
Hybride evenementen zijn een combinatie van fysieke en online evenementen. Dit zijn evenementen die fysiek plaatsvinden, maar tegelijkertijd worden gestreamd. Deelnemers kunnen er dus voor kiezen om fysiek naar het evenement te gaan of om het evenement online te volgen. Daarnaast kan het evenement op verschillende locaties tegelijkertijd worden gehouden. Voorbeelden van hybride evenementen zijn internationale productlanceringen en internationale conferenties.
Je kunt je wellicht inbeelden dat er zich een waaier aan mogelijkheden opent bij online en hybride evenementen. Ik zet ze even voor je op een rijtje.
Online evenementen, en in zekere mate hybride evenementen, hebben het grote voordeel dat ze veel meer mensen kunnen bereiken. Waar je bij fysieke evenementen gebonden bent aan een maximale capaciteit, heb je die beperking online helemaal niet. Je kunt je evenement dus openstellen voor 100, 500, 1000 of zelfs +10.000 deelnemers.
Daarnaast zijn online en hybride evenementen ook laagdrempeliger. Deelnemers kunnen als het ware vanuit alle hoeken van de wereld deelnemen aan het evenement, zonder te moeten reizen naar de fysieke locatie. Ze kunnen het evenement dus van thuis uit volgen.
Vaak is het bij fysieke evenementen niet haalbaar om internationale en exclusieve sprekers uit te nodigen door hun drukke agenda of door het kostenplaatje dat eraan hangt. Internationale sprekers kosten immers handenvol geld (denk maar aan de reis- en verblijfkosten). Dat probleem heb je niet bij online en hybride evenementen, want sprekers kunnen gewoon van thuis uit deelnemen aan jouw evenement.
Dit is met name het geval voor online evenementen, waar je geen kosten moet maken voor de huur van de locatie (wel eventueel voor de huur van een studio), de catering voor de deelnemers, de verplaatsing of het verblijf van internationale sprekers en tolken.
Natuurlijk komen er andere kosten kijken bij online en hybride evenementen, bv. de licentie voor het online platform of de kosten voor de audiovisuele kant van je evenement, maar algemeen gesproken zijn online evenementen goedkoper dan fysieke of hybride evenementen.
Evenementen die volledig online of in een hybride setting worden georganiseerd, zijn over het algemeen duurzamer dan fysieke evenementen. Je verkleint immers je CO2-uitstoot omdat er minder of geen deelnemers moeten afreizen naar je evenement en je minder afval genereert.
Vroeger (lees: vóór de pandemie) was het ongebruikelijk om online of hybride evenementen te organiseren, en nog ongebruikelijker om daarbij tolken in te zetten voor de vertaling van je evenement. Intussen is de technologie er zo op vooruitgegaan dat ook online tolken tot de mogelijkheden is gaan behoren.
Bij online evenementen werken de tolken online, vanuit hun thuiskantoor met hun eigen computer of vanuit een tolkstudio met een geluidsdichte tolkcabine en technisch personeel. De deelnemers kunnen dan naar de vertaling luisteren via hun telefoon of computer.
Bij hybride evenementen zijn er twee mogelijkheden. Net zoals bij de puur online evenementen kunnen ook hier de tolken online werken, vanuit hun thuiskantoor of een tolkstudio. Of ze kunnen werken vanuit een tolkcabine die wordt geïnstalleerd op de locatie van het evenement. In beide gevallen is er technisch personeel en technische apparatuur nodig op de fysieke locatie (bv. camera’s, ontvangers, zenders en headsets om te kunnen luisteren naar de vertaling).
Een van de grote voordelen van online en hybride evenementen is dat je een internationaal publiek én internationale sprekers kunt aantrekken. Dat is natuurlijk fantastisch, al brengt zo’n meertalige, internationale setting wel wat extra uitdagingen met zich mee.
Gelukkig staan wij, de tolken, klaar om van jouw evenement een groot succes te maken. Sprekers krijgen de kans om zich in hun eigen taal uit te drukken en deelnemers kunnen het evenement volgen in hun eigen taal (als er tolken voor die taal voorzien zijn, natuurlijk).
Volg deze stappen bij de organisatie van online en hybride evenementen met tolken:
Tolken houden er vaak een drukke agenda op na, zeker tolken met een ietwat exotischere talencombinatie (bv. tolken Nederlands-Spaans). Daarom is het belangrijk om tijdig contact op te nemen met de tolken zodat ze hun agenda kunnen vrijhouden voor jouw evenement.
En aangezien tolken heel wat ervaring hebben met de verschillende soorten evenementen, kunnen ze je perfect advies geven over welke tolkdiensten het beste aansluiten bij jouw evenement.
Een audiovisuele partner neemt alle beeld- en geluidsaspecten van je evenement uit handen. Die onderneming zorgt er ook voor dat de tolken bij een hybride of online evenement beschikken over een onberispelijke beeld- en geluidskwaliteit. Dat is cruciaal om de boodschappen te kunnen vertalen, want wat tolken niet horen, kunnen ze niet vertalen.
In principe wordt er vóór het evenement een algemene soundcheck gehouden om na te gaan of alles werkt zoals zou moeten.
Tolken kunnen alleen vertalen wat ze horen. Een slechte geluidskwaliteit, technische storingen, haperingen van beeld en geluid zijn dan ook grote boosdoeners. Om de risico’s tot een minimum te beperken, moeten de sprekers bij een online evenement ten minste de volgende technische vereisten in acht nemen:
– Gebruik van een headset met externe (niet-ingebouwde) microfoon en USB-aansluiting
– Gebruik van een stabiele internetverbinding met ethernetkabel (geen wifi)
– Gebruik van een camera/webcam
Spreek met de tolken en de audiovisuele partners duidelijk af wanneer de soundcheck wordt gehouden en/of de tolkcabine en de technische apparatuur worden geïnstalleerd op de locatie van het evenement.
Tolken bereiden zich grondig voor op elke tolkopdracht. Ze gaan op zoek naar informatie over de klant, het evenement, de sprekers en het onderwerp. We vragen dan ook altijd om alle mogelijke documenten en materialen die zijn opgesteld voor het evenement even door te sturen naar de tolken. Denk maar aan: de agenda, presentaties, een biografie van de sprekers enz. Zo garanderen we het succes van jouw evenement!
Studio SpeakEasy heeft heel wat ervaring met tolken tijdens online en hybride evenementen. Ik ontzorg je van A tot Z: van het inplannen van de tolken tot het regelen van het technische team. Je kunt op mij rekenen.
Laat niets aan het toeval over en bezorg de deelnemers van je evenement een onvergetelijke ervaring, ook online en in hun eigen taal!
Neem snel contact op om je volgende hybride of online evenement mét live vertaling te organiseren.
